Parler, écrire, dire, c’est généralement pour échanger, informer, questionner. Persuadé d’être clair, l’émetteur d’une information se doute rarement que ce qu’il écrit peut être source d’incompréhensions, d’interprétations, voire de malentendus. Neuf fois sur dix, il pense avoir rédigé un message clair. Et pourtant la réponse à son mail n’est pas tout-à-fait celle qu’il attend : pas de réponses alors qu’il a bien précisé que c’était urgent ; des questions ou des remarques quand il attend une réponse précise. De dépit, certains pensent qu’ils sont mal lus, rejetant « la faute » sur le récepteur.  Or, grâce aux leviers de la communication interprofessionnelle et de ses techniques, l’émetteur peut se faire comprendre, faire passer un message, voire générer une action de la part du récepteur. Voici 3 conseils pour créer une communication qui génèrent une action auprès de vos clients et de vos collaborateurs. 

1. Vous faire comprendre

Ce que nous cherchons tous, dans le fond, c’est être compris.  Ce que nous recherchons tous, dans la forme, c’est de trouver les bons mots, la bonne expression, celle qui fait mouche. Celui qui écrit ne se préoccupe pas de l’autre ; il écrit. Celui qui communique, au contraire, adapte ses mots, son style pour gagner la compréhension et donc l’adhésion de celui à qui il s’adresse. Il faudra éviter toute forme de jargon : si vous êtes à l’aise avec les mots usuels de votre activité, n’oubliez pas que votre client ne jongle pas de la même façon avec eux. Il est de même pour les acronymes extrêmement courant dans les entreprises françaises et qui parfois possèdent des définitions différentes d’un service à un autre. L’utilisation de mots anglais, très à la mode peut créer de l’incompréhension. Une chose à retenir : un interlocuteur qui ne comprend pas un mot ne le dit généralement pas. 

2. Faire passer un message

La communication est cette passerelle qui vous permet de  faire passer un message de vous à l’autre. C’est bien plus que de simplement dire, parler ou écrire que vous souhaitez, c’est partager une émotion pour que l’autre ait une perception identique à la vôtre. Vous teintez parfois celui-ci de mots forts (émotionnels, autoritaires, impératifs) qui ne touchent pas l’autre comme vous l’auriez désiré. La bienveillance, ingrédient majeur de l’efficacité professionnelle, nous invite à une certaine vigilance. Lorsque l’inquiétude est trop forte, certains managers teintent leur mail de rouge, de gras, de point d’exclamation et de mots ou d’expression en majuscules. La communication devient alors pour celui qui la lit, agressive, décalée et irrespectueuse. Une fois encore de bonnes techniques de communication peuvent faire comprendre à l’autre votre urgence, sans agressivité et sans même devoir utiliser le mot « urgent » qui a rarement l’effet escompté (sauf si vous êtes le N+23 de l’entreprise).

3. Donner un but à votre information

Clarifiez votre objectif de communication. L’information à communiquer prend du sens et de l’importance pour le récepteur lorsqu’elle lui permet de faire quelque chose. Concrètement, cela signifie pour l’émetteur d’un message qu’il va lui falloir transformer l’information. Captiver son auditoire, capter l’attention du lecteur passe par ce principe : si l’information permet une action comme choisir, retenir, comprendre, passer à l’étape suivante, donner un budget, autoriser, refuser, etc…. elle a de fortes chances d’ être écoutée ou lue jusqu’au bout, voire retenue. 

Pour vous souvenir de l’essentiel, ayez en tête qu’ une bonne information doit générer une action. Le destinataire de votre information devient acteur de l’information parce qu’il sait tout de suite ce qu’il va en faire.

Si parler et écrire n’ont pas forcément de visée altruiste (on peut parler pour ne rien dire ; écrire pour se faire plaisir), communiquer, au contraire, c’est chercher à atteindre l’autre pour lui faire comprendre puis lui faire faire. Je terminerai par un découpage étymologie du mot «communiquer». Com – en latin signifie avec, le même com de com-pagnon -panis, le pain- celui avec qui on partageait le pain. Communiquer, c’est rentrer en relation avec l’autre pour partager, répondre, expliquer, démontrer. Communiquer, c’est bien com-prendre l’autre pour mieux com-muniquer avec ou sans com-passion.. 

Je n’irai pas jusqu’à vous proposer de faire de vos collègues, de vos supérieurs ou de vos clients, des com-pagnons, mais j’aurais aimé que le mot « com-lègues », « com-chef » ou « com-clients » existent car s’il y a bien un endroit ou partager le pain est indispensable, c’est bien celui de l’entreprise. Je plaisante bien sûr, mais pas tant que ça !